preloder
0
  • Aucun produit dans le panier.

La gestion documentaire en situation de crise sanitaire : un service essentiel ou pas?

Suivant

En ces temps de crise sanitaire mondiale, on pourrait facilement conclure que la gestion documentaire est loin des préoccupations de tous et qu’il y a bien d’autres choses à penser! Vrai, mais c’est également faux.

C’est vrai en ce qui concerne certaines pratiques : ce n’est pas le temps d’aller voir les usagers pour les convaincre de l’utilité de la gestion documentaire par exemple. Par contre, les gestionnaires en documentation sont là pour soutenir le personnel administratif dans leurs tâches, mais aussi pour répondre à des besoins bien particuliers.

Un exemple? De plus en plus les organisations mettent en place des mesures de télétravail et cela implique de nouvelles procédures et apportent également des questionnements. J’ai eu hier matin une demande d’un organisme qui voulait des recommandations sur la possibilité de sortir des documents des bureaux, plus spécifiquement quels documents et à quelles conditions.

C’est là une bonne gestion documentaire que de se préoccuper de la sécurité des documents d’une organisation. Les documents (numériques ou papiers) sont à la base du bon fonctionnement d’un organisme et lorsqu’on les retire de leur environnement, il faut veiller à leur sécurité car dans certains cas la disparition ou la non disponibilité de certains documents aurait des conséquences graves sur sa capacité à réaliser sa mission.

Il est important d’avoir quelques directives et recommandations pour assurer la sécurité des données et des documents pendant le télétravail. Dans le cas présent, il a fallut réagir vite et aller au plus urgent et les recommandations sont minimales. Lorsque les choses reviendront à la normal, il sera important pour les organisations de se munir de politique et de procédures de télétravail, ainsi que de gestion des documents essentiels.

Mais en attendant, nous avons décidé de rendre disponibles nos recommandations pour aider les différents organismes et gestionnaires en documentation à ce sujet.

* * * * *

Recommandations relatives à la sécurité des documents dans le cadre du télétravail

But : Assurer la sécurité des données et des documents papier ainsi que la confidentialité des renseignements personnels.

1- Dans le cas ou un document est disponible aux formats papiers et numériques, privilégier l’utilisation du numérique.

2- Éviter, autant que possible, la sortie de documents essentiels (document indispensable au fonctionnement d’un organisme et qui permet d’assurer la continuité ou le rétablissement de ses activités, de ses droits et de ses obligations, en raison d’un événement fortuit et dont la disparition ou la non disponibilité aurait des conséquences graves sur sa capacité à réaliser sa mission).

(Voir le tableau ci-dessous pour une liste non exhaustive de documents essentiels).

Dans le cas où le numérique n’est pas disponible, prévoir un mécanisme de retour le plus rapide possible de ces documents.

3- Chaque unité administrative devra prendre en note quels sont les documents et dossiers sortis et qui les a en sa possession et s’assurer que cette liste soit constamment à jour.

4- S’assurer que les employés soient conscients de l’importance de la protection des renseignements personnels et de tous les documents sur support papier en les conservant dans un endroit sécuritaire lorsqu’ils ne sont pas utilisés.

Dans le cas où un employé doit disposer d’un document, il doit le détruire à l’aide d’une déchiqueteuse. À défaut d’avoir à son domicile une déchiqueteuse, la personne doit rapporter au bureau les documents à détruire.

Prévoir un mécanisme de retour des dossiers lorsqu’ils ne seront plus utilisés.

5- S’assurer que les données numériques soient également protégées. Les fichiers doivent être conservés sur le serveur de l’organisation et non sur le disque dur de l’ordinateur, ni sur un nuage numérique gratuit ou payant qui n’a pas été approuvé par l’organisation.

6- Prévoir des mesures de sécurité d’accès aux données et au réseau de l’organisation, s’il y a lieu :
– Déconnexion obligatoire du réseau en dehors des heures de travail;
– Dans le cas d’utilisation de l’ordinateur personnel de l’employé, s’assurer qu’il est correctement protégé (antivirus, pare-feu, protection contre les malwares, etc.);
– S’assurer que le réseau wi-fi est sécurisé;
– Dans le cas de l’utilisation d’un ordinateur fourni par l’organisation, s’assurer que l’accès à l’ordinateur est sécurisé à l’aide d’un mot de passe;

* * * * *

Voici à titre informatif des exemples de documents qui pourraient être considérés essentiels :

Secteur d’activité Documents
Ressources humaines – Liste du personnel et informations personnelles (nom, adresse, numéro de téléphone, etc.)
– Dossiers des employés
– Dossiers de paie
– Plan de sécurité sociale
– Régimes de retraite
– Assurance collective
Ressources financières et matérielles – Comptes à payer et à recevoir
– Contrats d’achat
– Baux
Aide financière et subventions – Ententes
– Dossiers de subventions
– Dossiers d’emprunts
Gestion contractuelle – Titres
– Actes
– Contrats
Comptabilité et gestion budgétaire – Livres et données comptables
– États financiers
Fiscalité et affaires foncières – Actes
– Hypothèques
– Registres fonciers
– Documents liés à la gestion des taxes et des impôts
Administration générale – Procès-verbaux
– Politiques et directives administratives
– Guides et processus administratifs
– Organigramme
– Dossiers clients
– Plan de mesures d’urgence

 

Manon Leclerc
Conseillère en gestion documentaire

 

Publié le mars 24, 2020