À la maison, les documents peuvent s’accumuler vite. Factures, contrats, manuels, papiers « au cas où », enveloppes qu’on n’a jamais vraiment pris le temps de trier… On finit souvent par tout garder, simplement parce qu’on ne sait plus quoi jeter. Voici un petit aide-mémoire pour y voir plus clair et faire le tri sans se compliquer la vie.
La première chose à savoir, c’est qu’on n’a pas à tout conserver à vie. Certains documents sont essentiels, d’autres utiles pendant un certain temps seulement, et plusieurs peuvent être jetés une fois qu’ils ont rempli leur rôle. L’important, c’est de savoir lesquels.
Documents fiscaux et impôts
Les déclarations de revenus, les avis de cotisation et les documents liés aux impôts doivent être conservés entre 6 et 7 ans. Cette période permet de répondre à une éventuelle vérification des autorités fiscales.
La pile de feuilles qu’on reçoit au moment de faire ses impôts n’a toutefois pas toujours besoin d’être conservée au complet. Par exemple, pour les soins de santé (chiropractie, soins reçus à l’extérieur, etc.), il est souvent suffisant de conserver le relevé annuel ou le sommaire fourni pour l’impôt, plutôt que chaque reçu individuel.
Documents d’identité, travail et vie personnelle
Certains documents doivent être conservés à vie : certificat de naissance, certificat de mariage ou de divorce, testament et mandat de protection. Ce sont des documents fondamentaux qu’il vaut mieux garder en lieu sûr.
Les documents liés au travail et à la retraite, comme les contrats de travail, les relevés d’emploi ou les relevés de régimes de pension, devraient aussi être conservés à long terme, puisqu’ils servent à prouver des droits acquis, parfois plusieurs années plus tard.
Maison, logement, rénovations
Les documents liés à la propriété doivent être conservés tant que vous êtes propriétaire, et même quelques années après. Cela inclut l’acte d’achat ou de vente, les documents hypothécaires, les contrats et polices d’assurance habitation, ainsi que les plans de construction ou de rénovation. Ces documents peuvent être utiles pour des travaux futurs, des assurances, un sinistre ou lors de la revente de la propriété.
Achats importants, meubles et électroménagers
Pour les meubles, électroménagers ou autres achats importants, les factures devraient être conservées au moins pendant la durée de la garantie. Elles servent de preuve en cas de bris, de réparation ou de remboursement.
Petit truc simple : regrouper ces factures dans une enveloppe ou une boîte identifiée avec une date, par exemple « jeter en 2026 ». Même si on est parfois un peu en retard pour jeter, au moins, on sait pourquoi on les garde.
Manuels d’utilisation
Les manuels papier peuvent être conservés tant que l’objet est utilisé. Cela dit, plusieurs manuels sont maintenant disponibles en ligne. Une fois l’appareil remplacé ou jeté, le manuel peut généralement suivre le même chemin.
Santé
Les résumés médicaux importants, les résultats d’examens majeurs et les preuves d’assurance devraient être conservés plusieurs années. Pour les soins ponctuels, un relevé annuel ou un sommaire peut souvent suffire. L’objectif est de garder ce qui peut servir de référence ou de preuve, sans accumuler inutilement.
Véhicule
Les contrats d’achat ou de vente, les garanties et les reçus de réparations importantes doivent être conservés tant que vous possédez le véhicule. Une fois celui-ci vendu, plusieurs de ces documents peuvent être éliminés.
Ce qu’on peut généralement jeter
Certaines catégories de documents n’ont pas besoin d’être conservées à long terme : factures courantes payées (électricité, téléphone, télévision), reçus de petits achats, documents publicitaires, garanties expirées.
Mais attention à la fraude!
Tout document contenant des renseignements personnels (nom, adresse, numéros de compte, numéro d’assurance sociale, etc.) devrait être obligatoirement déchiqueté avant d’être jeté. À défaut d’avoir une déchiqueteuse, il faut au minimum rendre l’information illisible.
Faire le tri dans ses documents, ce n’est pas tout jeter, mais garder ce qui a réellement de la valeur. Un petit ménage de temps en temps permet d’y voir plus clair, de réduire le stress et d’éviter bien des casse-têtes plus tard. Les principes sont d’ailleurs les mêmes, que ce soit à la maison ou dans une organisation : savoir quoi garder, pourquoi et combien de temps.
À noter
Cet article se veut un petit aide-mémoire pratique pour le quotidien. Les durées de conservation proposées sont basées sur des recommandations générales provenant notamment d’organismes publics comme Revenu Québec, l’Agence du revenu du Canada et des guides d’information du gouvernement du Québec. Selon votre situation personnelle, certains documents peuvent devoir être conservés plus longtemps.
Texte par Kariane Savard, conseillère en gestion documentaire
Société d’histoire et de généalogie Maria-Chapdelaine
Vous avez des besoins pour votre organisme ou des questions ? Contactez-nous au [email protected]. 📨
©️Société d’histoire et de généalogie Maria-Chapdelaine, partagez en utilisant le lien complet !