La gestion documentaire, qu’est-ce que c’est ? (et pourquoi vous en faites déjà… sans le savoir)
Vous cherchez un document.
Vous savez qu’il existe.
Vous êtes convaincu de l’avoir vu quelque part !
Vous fouillez vos courriels.
Puis vos dossiers partagés.
Puis le bureau d’un collègue.
Rien.
Bienvenue dans le monde très concret de la gestion documentaire… ou plutôt, de son absence.
La gestion documentaire, c’est quoi au juste?
Dit simplement, la gestion documentaire, c’est la façon dont une organisation organise, classe, conserve et retrouve ses documents.
Pas juste les vieux papiers poussiéreux.
Pas juste les archives.
La gestion documentaire, c’est tous les documents :
- Fichiers Word et PDF;
- Courriels;
- Formulaires;
- Photos;
- Contrats;
- Dossiers numériques et papier.
C’est l’ensemble des règles, des habitudes et des outils qui permettent de savoir où va l’information, comment on la retrouve et qui peut y accéder, qu’elle soit conservée sous forme de dossiers numériques ou papier.
La bonne nouvelle, c’est que vous faites déjà de la gestion documentaire. Chaque fois que vous nommez un fichier, que vous créez un dossier, que vous décidez de conserver un document ou d’en supprimer un autre, vous en faites. La différence, c’est que bien souvent, cette gestion se fait de manière intuitive, chacun à sa façon, sans cadre commun. Et c’est généralement là que les irritants apparaissent.
Contrairement à ce qu’on pense parfois, la gestion documentaire, ce n’est pas juste du classement. Ce n’est pas non plus seulement de la numérisation ou l’implantation d’un logiciel. Un outil, sans règles claires, reste un outil. Comme une bibliothèque sans cotes, tout est là, mais il devient difficile de retrouver ce que l’on cherche. Et non, ce n’est pas réservé aux grandes organisations : dès qu’il y a des documents, peu importe la taille du milieu, il y a un besoin de gestion documentaire.
Quand elle est absente ou mal structurée, les conséquences sont bien concrètes. On perd du temps à chercher de l’information, on recrée des documents qui existent déjà et on travaille parfois avec des versions qui ne sont pas les bonnes. L’information finit par se retrouver dans la tête de quelques personnes clés, et lorsque l’une d’elles quitte son poste, une partie de la mémoire organisationnelle part avec elle.
À l’inverse, une bonne gestion documentaire facilite le travail au quotidien. Elle réduit le stress, améliore l’efficacité et assure une continuité, même lors de changements de personnel. Elle permet à l’information de réellement servir l’organisation, plutôt que de devenir un frein.
Dans ce contexte, les conseillères et conseillers en gestion documentaire sont là pour accompagner les organisations. Leur rôle n’est pas de compliquer les choses, mais au contraire d’aider à mettre de l’ordre, à réduire le chaos documentaire et à adapter les pratiques à la réalité du milieu. L’objectif est simple : que l’information cesse d’être un irritant et devienne un véritable outil de travail.
La gestion documentaire n’est pas une fin en soi. C’est un moyen. Un moyen d’éviter que l’information se perde, se dédouble ou disparaisse avec les gens, et de s’assurer qu’elle reste accessible quand on en a besoin. Elle ne sert pas à alourdir le travail, mais à le simplifier.
Finalement, la vraie question n’est donc pas de savoir si vous faites de la gestion documentaire, mais si votre façon de gérer vos documents aide réellement votre organisation… ou si elle lui complique la vie.
Texte par Kariane Savard, conseillère en gestion documentaire
Société d’histoire et de généalogie Maria-Chapdelaine
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